Feedforward: vergeet de feedbackladders

De feedbackladder is een methode waarmee je feedback kunt geven op ongewenst gedrag en dit gedrag kunt sturen. Je begint met het benoemen van het feitelijke gedrag, dan geef je aan wat het gevolg van dat gedrag is, wat dit met jouw gevoel doet en vervolgens wat het gewenste gedrag is. Een voorbeeld: ‘ik constateerde dat je 10 minuten later dan gepland de vergadering in kwam lopen. Nu moest iedereen op jou wachten. Ik merk dat dit mij irriteert. Kunnen we de afspraak maken dat je in het vervolg op tijd bent?’

Bij veel lezers zullen de haren al recht overeind staan. Het is namelijk een hele onnatuurlijke manier van het voeren van een gesprek. Ook de toehoorder zal regelmatig denken: heeft ‘ie weer een trucje geleerd op een of andere cursus?! Natuurlijk moet (ongewenst) gedrag van medewerkers (en manager) wel besproken worden. Maar wat is dan een goede manier?

Bij The People Skillz Company vinden we feedforward een belangrijke aanvulling op feedback. Feedforward gaat over positief gedrag in de toekomst en de potentie die iemand heeft. Je maakt duidelijk naar de ander welk gedrag je in de toekomst van hem of haar verwacht. Dit is altijd positief geformuleerd:

• Wanneer we om 09.00 uur afspreken is iedereen startklaar (in plaats van: Als we om 9 uur starten moet je niet nog eerst koffie gaan halen en je pen gaan zoeken)
• Het is inderdaad druk, maar ik vind het belangrijk dat je in de volgende vergadering goed voorbereid bent.
• We vinden als organisatie verbinding tussen medewerkers belangrijk, daarom vind ik het belangrijk dat je bij teambijeenkomsten aanwezig bent. Hoe zorgen we er voor dat je daar de tijd voor kunt maken?

Feedforward kent talloze voordelen. Je kunt het geven zonder eerst voorafgaand feedback te geven over ongewenst gedrag. Ook zonder voorafgaande feedback is het een zeer effectieve manier. We zetten de drie belangrijkste voordelen voor je op een rijtje.

Wanneer je feedforward geeft, geef je eigenlijk ook een stukje feedback. Als je het hebt over wat je in de toekomst wilt, impliceert dat ook iets over het hier en nu. Namelijk dat dat er nog niet is. In plaats van focus op het verleden, daag je de medewerker uit om iets te gaan bereiken. Je schept een doel. En dat is veel motiverender dan te zeggen dat iemand nu iets niet doet of kan.

Bij feedback ontstaat vaak veel discussie. Iemand is het wel of niet met je eens, heeft een goede reden waarom het ging zoals het ging, of snapt gewoon niet waarom iets fout is. Feedforward levert veel minder discussie op. Je bent het vaak met elkaar wel eens over wat gewenst is in de toekomst. Feedforward levert een gesprek over hoe iemand daar kan komen. Als dit al een discussie is, is het een nuttige discussie om de mogelijkheden te bespreken.

Voor een medewerker zal bij feedback heel duidelijk zijn wat je níet wilt. Maar bij feedforward maak je juist duidelijk wat je wél wilt. Zo weet de medewerker beter wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg wel dat je feedforward natuurlijk positief geformuleerd is. Als iemand zich niet zo op moet winden in een vergadering, dan vraag je om rust. Als iemand teveel stress heeft, vraag je om ontspanning. Als iemand perfectionistisch is, vraag je om besluiten te nemen.