Je zult geen organisatie horen die géén feedback cultuur wenst. Het heeft een grote positieve bijdrage als het gaat om resultaten, betrokkenheid van medewerkers en zelfs verzuim en verloop. Toch zal je weinig organisaties horen zeggen dat er ook daadwerkelijk sprake is van een open feedback cultuur. Om zo’n cultuur te laten opbloeien, moet de basis goed zitten. Check of deze basis – bestaande uit zes bouwstenen – in jouw organisatie op orde is. Spoiler alert: het hebben van een feedback systeem of software is daar geen onderdeel van.
Er is veel onderzoek gedaan naar wat gebrek aan feedback kost en wat het oplevert als er regelmatig feedback gegeven wordt op de werkvloer:
Om verandering te krijgen, heb je een goed beeld nodig van waar je naar toe gaat. Want wat is nu eigenlijk een feedback cultuur? De letterlijke vertaling is ‘terugkoppeling. Vandale geeft als definitie van feedback: vergelijking van het effect met de oorspronkelijke bedoeling. In normaal Nederlands: het geven van terugkoppeling over het effect van iemands gedrag. Feedback kan dus positief zijn, negatief of neutraal. In een feedback cultuur is het gebruikelijk om iemand terugkoppeling te geven over het effect van iemands gedrag.
Een feedback cultuur stimuleren op een leuke manier? Bekijk ons feedback spel waarmee feedback goed voorbereid kan worden. Zo maak je het geven van feedback luchtig en laagdrempelig.
Wanneer mensen niet de vaardigheden hebben om goed feedback te geven, is de kans klein dat ze kunnen bijdragen aan de gewenste feedback cultuur. Daarom is het belangrijk om te investeren in goede feedback vaardigheden van zowel medewerkers als leidinggevenden. Een feedback training draagt daar aan bij. Wanneer mensen de juiste vaardigheden hebben, zullen ze vaker feedback gaan geven, wat bijdraagt aan de feedback cultuur.
Om de voordelen van feedback volledig uit te nutten in jouw organisatie, is het goed om een feedback cultuur te creëren. Want wist je dat dit de samenwerking, de resultaten en de betrokkenheid van medewerkers vergroot? Wil je inspiratie hoe je dit kunt doen, lees dan ons Actieplan Feedback cultuur.
Het is niet vreemd dat organisaties er veel aan doen om zo’n feedbackcultuur te creëren. Er zijn vele onderzoeken gedaan naar wat feedback oplevert en de resultaten zijn verbluffend:
Medewerkers merken dagelijks de gevolgen van het ontbreken van een feedback cultuur. Collega’s die onvoldoende presteren worden hier niet op gewezen. HR of juridische zaken wordt gevraagd medewerkers te ontslaan zonder dat er enige vorm van dossieropbouw is. Pas tijdens een functioneringsgesprek hoort iemand hoe die er voor staat. Dit alles draagt niet bij aan hun betrokkenheid én de resultaten van de organisatie.
Feedback kan lastig zijn. Want je wilt de relatie goed houden, maar hoe doe je dit met een boodschap die negatief kan overkomen? Medewerkers die geen vertrouwen hebben in hun eigen vaardigheden hierin, zullen niet snel geneigd zijn om de nodige feedback te geven. Ondersteun ze daarom met een effectieve training. Bijvoorbeeld met onze training Moderne feedback voor medewerkers.
In één adem met een open feedback cultuur wordt ook wel continue feedback genoemd. Het stipt een belangrijk onderdeel van een feedback cultuur aan. Als het gaat over continue feedback bedoelen we namelijk dat feedback gegeven wordt op het moment dat het er toe doet. Er wordt niet mee gewacht totdat het getoonde gedrag een probleem gaat vormen. Er wordt ook niet mee gewacht tot een formeel moment zoals het functioneringsgesprek. Juist ter plekke en wanneer het er toe doet, dat is het idee. In de praktijk betekent dit een aantal veranderingen:
Het is natuurlijk een open deur dat het tijd nodig heeft. Vaak wordt een feedbackcultuur gestimuleerd en aangejaagd door HR. Maar HR kan het niet voor de organisatie doen. Hoogstens kan zij het goede voorbeeld geven en hulp bieden. HR heeft maar beperkt tijd en kan daardoor alleen bij lastige gevallen bijspringen. Terwijl het voor een feedback cultuur juist zo belangrijk is om feedback sneller en eerder te geven, wanneer er nog geen problemen zijn. De zes bouwstenen:
Oftewel: keep it simple and stupid. Ingewikkelde beleidsstukken, formulieren en allerlei verplichte gesprekken gaan niet voor succes zorgen. Juist het laagdrempelig maken van feedback, het eenvoudig houden gaat ervoor zorgen dat meer mensen het gaat doen. Heb het niet de hele tijd over ‘feedback’ en ‘continue dialoog’. Bekijk het eenvoudiger en vraag iemand: zeg jij wat je vindt? Wat bespreek je thuis en durf je niet tegen je collega’s te zeggen? Klaag jij tegen de juiste persoon? Gebruik bijvoorbeeld een simpele vuistregel voor het wel of niet geven van feedback: vertel je er thuis over? Dan geef je feedback.
Een feedbackcultuur creëren is uiteindelijk niet zo ingewikkeld: je moet zorgen dat medewerkers (inclusief leidinggevenden) feedback kunnen en willen geven. Wanneer iemand denkt dat die het niet kan, zal die het ook niet willen. Pas als iemand voldoende vertrouwen in zijn eigen kunnen heeft, zal die de feedback ook gaan geven.
In dat kunnen is nog veel werk te verzetten. Alleen al het beeld wat de meeste medewerkers van feedback hebben zit ze in de weg. Feedback is negatief, zwaar en duidt op problemen. Dat staat natuurlijk haaks op het bewijs dat feedback leerzaam, nuttig en effectief is.
Helaas dragen veel feedback trainingen bij aan dit heersende beeld. In het overgrote deel wordt een achterhaald en complex model gebruikt, namelijk het 4G-model. Het idee erachter is dat je feedback altijd via vier stappen geeft, waarvan elke stap begint met een G (gedrag, gevolg, gevoel, gewenst gedrag). Een trucje, die op het moment dat het er toe doet vaak vergeten wordt. Want iemand aanspreken die te laat komt, hoeft echt niet via een vier stappenplan te gaan.
Stop met de traditionele feedback training en kijk eens naar de moderne feedback training. Daarin staat centraal:
Wat we vaak vergeten is het expliciet maken van de verantwoordelijkheid voor leidinggevenden en medewerkers om elkaar feedback te geven. Voor leidinggevenden denken we vaak dat dit duidelijk is. Toch denken nog veel leidinggevenden dat ze alleen feedback geven tijdens formele functioneringsgesprekken, of als iemand disfunctioneert. Medewerkers zien feedback vaak als de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. Terwijl ook zij verantwoordelijk zijn om zichzelf uit te spreken en collega’s te ondersteunen door het geven van feedback.
Alleen in een veilige omgeving zal feedback ook constructief opgepakt kunnen worden. Het gaat om een omgeving waarin medewerkers zich kwetsbaar kunnen opstellen, zonder dat ze meteen afgerekend worden of hun zwaktes tegen hun gebruikt worden. Natuurlijk is dit een open deur. Toch is het goed om eens onder de loep te nemen:
Met veiligheid en vertrouwen valt samen dat medewerkers en leidinggevenden elkaar aanspreken op roddelen en klagen. Roddelen vergroot het gevoel van onveiligheid. Soms knikken we of negeren we dit gedrag. Wanneer mensen inzien dat ze het gedrag hiermee in stand laten, voelen ze de verantwoordelijk om er actief iets van te zeggen. Voor klagen geldt hetzelfde. Iedereen heeft wel eens een luisterend oor nodig. Daar hoort de verantwoordelijkheid om hier iets aan te doen bij. Klagen zorgt voor een negatieve sfeer en kent geen winners. De klager voelt zich niet beter, de toehoorder niet en de organisatie wordt er ook niet beter van.
We sluiten af met de belangrijkste en makkelijkste bouwsteen van allemaal. Want waar je met de huidige mensen een cultuurverandering moet ondergaan, beginnen nieuwe medewerkers vers en zonder rugzak. Stoom nieuwe medewerkers direct klaar met de juiste verwachtingen over hun verantwoordelijkheid om open feedback te geven wanneer het er toe doet. Waarom krijgen zittende medewerkers pas een feedback training als het al ver gekomen is? In een feedback cultuur neem je iedereen vanaf de start al mee in een van de belangrijkste vaardigheden die er in jouw organisatie zijn. Zorg dus dat je in één van de eerste weken de nieuwe medewerkers hier al kennis mee laten maken. Juist door hun verwondering en onbevangen benadering kan er een olievlek ontstaan.
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
