Logo the PeopleSkillz company
Strategisch Opleiden gaat door onder The People Skillz Company Lees meer
Thema

De gespreks­cyclus

Een overzicht

Wist je dat de traditionele gesprekscyclus al zo’n honderd jaar bestaat? Het heeft lang geduurd, maar inmiddels stapt menig organisatie hier van af. Dat maakt de gesprekscyclus weer een boeiend thema, met name hoe het beter kan. In dit artikel geven we een overzicht van dit thema.

Ga jij in jouw organisatie een moderne gesprekscyclus ontwerpen? Doe dan mee met onze gratis online sessie over dit onderwerp.

Cijfers

Wat levert een gesprekscyclus op?

Gallup heeft onderzoek gedaan naar de effecten van een moderne gesprekscyclus:

+280%

Betrokkenheid van medewerkers

-41%

Vrijwillige verloop

+26%

Productiviteit van teams

-62%

Uitval door burnouts
Wat is het

De gesprekscyclus: wat is het?

Als we het hebben over de gesprekscyclus dan bedoelen we daarmee de formele gesprekken die medewerkers en managers jaarlijks met elkaar voeren. Doordat dit beleid vaak door HRM gemaakt wordt, wordt het ook wel de HR-gesprekscyclus genoemd. Er zijn diverse varianten in omloop, maar de meest voorkomende is nog steeds de traditionele:

  • In het begin van het jaar een plannings- of doelstellend gesprek
  • In het midden van het jaar een functioneringsgesprek
  • Aan het einde van het jaar een beoordelingsgesprek

De nadelen van de traditionele gesprekscyclus

De laatste jaren is er steeds meer aandacht voor de gesprekken tussen medewerkers en managers. De belangrijkste drijfveer hierachter is het ongenoegen onder managers en medewerkers over de traditionele gesprekken. Zo blijkt uit onderzoek dat:

  • 90% van de HR managers de beoordelingsgesprekken kwalitatief slecht vindt
  • 95% van de managers ontevreden is over de jaarlijkse cyclus
  • 66% van de medewerkers vindt dat hun prestaties er door verslechteren.

Dit terwijl het de organisatie veel tijd en dus geld kost. Deze inzichten zorgen ervoor dat organisaties op zoek gaan naar een andere invulling, of de cyclus juist afschaffen.

De moderne gesprekscyclus

Er is niet alleen onderzoek gedaan naar wat er niet werkt, ook is er onderzocht wat dan wel een goede gesprekscyclus kan zijn. Hier is geen eenduidig antwoord op te geven, maar er zijn wel een aantal kenmerken die het succes bepalen:

  1. Een continue dialoog
  2. Waarbij er een kwaliteitsslag gemaakt wordt in de reguliere gesprekken
  3. De formele gesprekken overstijgen de dagelijkse werkzaamheden
  4. Focus op ontwikkeling en de toekomst
  5. Eigenaarschap bij de medewerker
  6. Maatwerk in gesprekken
  7. Focus op talent

Wil je hier meer over weten? Lees onze blog over de 7 bouwstenen van een moderne gesprekscyclus

Stappenplan moderne gesprekscyclus
Stappenplan

Bekijk ons stappenplan

Wil jij de gesprekscyclus in jouw organisatie moderniseren? Lees dan ons stappenplan. Hiermee creëer je overzicht voor jezelf en bespaar je tijd.

Voordelen

Voordelen van de moderne hr gesprekscyclus

Waarom zou je eigenlijk een moderne cyclus willen? Kun je niet gewoon stoppen met de oude? Er zijn organisaties die dit inderdaad doen. Een belangrijke voorwaarde is dat het niveau van de reguliere gesprekken tussen managers en medewerkers hoog is. Maar ook dan wil je als organisatie waarschijnlijk dat er jaarlijks toch een aantal onderwerpen aan bod komen, die anders in de waan van de dag verloren gaan. Een moderne gesprekscyclus is dan een goed idee. Als je deze goed uitvoert, zal je op organisatieniveau de volgende voordelen ontdekken:

  • Medewerkers presteren beter en daarmee de organisatie
  • Medewerkers zijn duurzaam inzetbaar en de organisatie is wendbaarder
  • Het verloop onder medewerkers gaat omlaag, wat een kostenreductie met zich mee brengt
  • Het ziekteverzuim gaat naar beneden doordat medewerkers betrokkener zijn

 

Gesprekken

De gesprekken in de HR cyclus

Een moderne cyclus is geen standaard gesprekscyclus. Deze is op maat gemaakt voor de organisatie. Voorbeelden van gesprekken zijn:

  • Het ontwikkelgesprek
  • Het reflectiegesprek
  • Gesprekken over werkgeluk of werkplezier
  • Stip op de horizon gesprekken
Vaardigheden

Van medewerkers en leidinggevenden

Voor een succesvolle uitvoering

Een moderne en inspirerende gesprekscyclus is een mooi instrument. Maar deze wekt in de praktijk alleen als de medewerkers en leidinggevenden ook de vaardigheden hebben om de gesprekken goed voor te bereiden en te voeren. Voor leidinggevenden zit dat met name in het begrijpen van het nut van een moderne gesprekscyclus én het voeren van de lastige gesprekken. Bijvoorbeeld met medewerkers die geen regie nemen, of aandachtspunten hebben. Geef ze daarvoor de juiste tools door middel van een effectieve training.

De gesprekscyclus en HRM

Wat is eigenlijk de rol van HRM? In de traditionele cyclus was dat vooral najagen en leidinggevenden aanspreken op het voeren van gesprekken. In de moderne variant heeft HRM een ondersteunende rol: het helpen van leidinggevenden en medewerkers om de gesprekken goed vorm te kunnen geven. Natuurlijk zit daar ook een stukje bij om het levendig te houden zodat het top of mind blijft. Maar meer dan bij de traditionele, is de moderne gesprekscyclus van de leidinggevenden en medewerkers zelf.

Beoordelen

De plek van beoordelen

Gaan een gesprekscyclus en beoordelen nog samen? We zien in de traditionele gesprekscyclus beoordelen een dominante plek innemen. Dit is bij uitstek het gesprek waar de meeste medewerkers ontevreden over zijn. Ze worden gescoord op vooraf vastgestelde onderdelen en die scoring is vaak niet naar wens. Ook is er nauwelijks ruimte voor eigen kwaliteiten en talenten.

Podcast
Beoordelen gesprekscyclus

Beoordelen, belonen en het Lake Wobegon effect

Ondanks de vele onderzoeken dat beoordelingen demotiverend zijn, zien we het toch nog steeds veelvuldig voorbij komen: beoordelingsinstrumenten die met ingewikkelde 3 of 5 puntsschalen de beloningen van het komende jaar bepalen. Waarom moet dit anders?
Play button
Luister - 7 minuten

Beoordelen loslaten of niet?

Maar hoe dan wel? In een moderne gesprekscyclus staat ontwikkeling centraal en niet het functioneren. Functioneren wordt wel besproken, maar op het moment wanneer het er toe doet: in de reguliere gesprekken. Beoordelen kan dan daarom losgelaten worden. Dit hoeft overigens niet.

Vaak zien we organisaties een tussenstap nemen wanneer ze overstappen naar een moderne variant en dus het beoordelen in stand laten. De reden hiervoor ligt vaak in de veiligheid: zodra je aan beoordelen zit, zit je (soms ook) aan beloning. En wijzigingen daarin maakt een nieuwe vorm van gespreksvoering onveilig voor veel medewerkers.

Ons aanbod

Trainingen over de gesprekscyclus

Altijd op maat voor jouw team of organisatie
Inspiratie

Lees, luister en ontdek

Meer over dit onderwerp

De gesprekscyclus voeren zonder leidinggevende

Artikelen
Bij de gesprekscyclus denken de meeste medewerkers aan het voeren van een gesprek met hun leidinggevende. Toch zijn er meer mogelijkheden. Zo kan een gedeelte van de gesprekscyclus best met anderen dan je leidinggevende gevoerd worden.
lees verder
ontwikkelgesprek

Moderne gesprekscyclus: 7 bouwstenen

Artikelen
Een moderne gesprekscyclus is niet standaard zoals de traditionele cyclus, waarin voortgang bepalen en beoordelen een vaste prik zijn. Maar wat is het wel? We geven zeven bouwstenen voor een eigen, op maat gemaakte gesprekscyclus.
lees verder
Ontwikkelgesprek voeren

Het ontwikkelgesprek met een medewerker zonder ontwikkeldoel

Podcasts
Hoe voer je een ontwikkelgesprek met een medewerker zonder ontwikkeldoel, waarbij je de regie wel aan de goede kant van de tafel houdt?
lees verder