Wist je dat de traditionele gesprekscyclus al zo’n honderd jaar bestaat? Het heeft lang geduurd, maar inmiddels stapt menig organisatie hier van af. Dat maakt de gesprekscyclus weer een boeiend thema, met name hoe het beter kan. In dit artikel geven we een overzicht van dit thema.
Ga jij in jouw organisatie een moderne gesprekscyclus ontwerpen? Doe dan mee met onze gratis online sessie over dit onderwerp.
Gallup heeft onderzoek gedaan naar de effecten van een moderne gesprekscyclus:
Als we het hebben over de gesprekscyclus dan bedoelen we daarmee de formele gesprekken die medewerkers en managers jaarlijks met elkaar voeren. Doordat dit beleid vaak door HRM gemaakt wordt, wordt het ook wel de HR-gesprekscyclus genoemd. Er zijn diverse varianten in omloop, maar de meest voorkomende is nog steeds de traditionele:
De laatste jaren is er steeds meer aandacht voor de gesprekken tussen medewerkers en managers. De belangrijkste drijfveer hierachter is het ongenoegen onder managers en medewerkers over de traditionele gesprekken. Zo blijkt uit onderzoek dat:
Dit terwijl het de organisatie veel tijd en dus geld kost. Deze inzichten zorgen ervoor dat organisaties op zoek gaan naar een andere invulling, of de cyclus juist afschaffen.
Er is niet alleen onderzoek gedaan naar wat er niet werkt, ook is er onderzocht wat dan wel een goede gesprekscyclus kan zijn. Hier is geen eenduidig antwoord op te geven, maar er zijn wel een aantal kenmerken die het succes bepalen:
Wil je hier meer over weten? Lees onze blog over de 7 bouwstenen van een moderne gesprekscyclus
Wil jij de gesprekscyclus in jouw organisatie moderniseren? Lees dan ons stappenplan. Hiermee creëer je overzicht voor jezelf en bespaar je tijd.
Waarom zou je eigenlijk een moderne cyclus willen? Kun je niet gewoon stoppen met de oude? Er zijn organisaties die dit inderdaad doen. Een belangrijke voorwaarde is dat het niveau van de reguliere gesprekken tussen managers en medewerkers hoog is. Maar ook dan wil je als organisatie waarschijnlijk dat er jaarlijks toch een aantal onderwerpen aan bod komen, die anders in de waan van de dag verloren gaan. Een moderne gesprekscyclus is dan een goed idee. Als je deze goed uitvoert, zal je op organisatieniveau de volgende voordelen ontdekken:
Een moderne cyclus is geen standaard gesprekscyclus. Deze is op maat gemaakt voor de organisatie. Voorbeelden van gesprekken zijn:
Een moderne en inspirerende gesprekscyclus is een mooi instrument. Maar deze wekt in de praktijk alleen als de medewerkers en leidinggevenden ook de vaardigheden hebben om de gesprekken goed voor te bereiden en te voeren. Voor leidinggevenden zit dat met name in het begrijpen van het nut van een moderne gesprekscyclus én het voeren van de lastige gesprekken. Bijvoorbeeld met medewerkers die geen regie nemen, of aandachtspunten hebben. Geef ze daarvoor de juiste tools door middel van een effectieve training.
Wat is eigenlijk de rol van HRM? In de traditionele cyclus was dat vooral najagen en leidinggevenden aanspreken op het voeren van gesprekken. In de moderne variant heeft HRM een ondersteunende rol: het helpen van leidinggevenden en medewerkers om de gesprekken goed vorm te kunnen geven. Natuurlijk zit daar ook een stukje bij om het levendig te houden zodat het top of mind blijft. Maar meer dan bij de traditionele, is de moderne gesprekscyclus van de leidinggevenden en medewerkers zelf.
Gaan een gesprekscyclus en beoordelen nog samen? We zien in de traditionele gesprekscyclus beoordelen een dominante plek innemen. Dit is bij uitstek het gesprek waar de meeste medewerkers ontevreden over zijn. Ze worden gescoord op vooraf vastgestelde onderdelen en die scoring is vaak niet naar wens. Ook is er nauwelijks ruimte voor eigen kwaliteiten en talenten.
Maar hoe dan wel? In een moderne gesprekscyclus staat ontwikkeling centraal en niet het functioneren. Functioneren wordt wel besproken, maar op het moment wanneer het er toe doet: in de reguliere gesprekken. Beoordelen kan dan daarom losgelaten worden. Dit hoeft overigens niet.
Vaak zien we organisaties een tussenstap nemen wanneer ze overstappen naar een moderne variant en dus het beoordelen in stand laten. De reden hiervoor ligt vaak in de veiligheid: zodra je aan beoordelen zit, zit je (soms ook) aan beloning. En wijzigingen daarin maakt een nieuwe vorm van gespreksvoering onveilig voor veel medewerkers.
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
