Het ontwikkelgesprek of POP-gesprek vormt een mooi startpunt om de ontwikkeling van je medewerkers te stimuleren. Toch ervaren veel medewerkers deze gesprekken niet als motiverend. Of worden ze simpelweg nooit gevoerd. Daarom aan jou manager om deze gesprekken te gaan voeren, op een inspirerende en motiverende wijze. Hieronder vind je alle informatie die je nodig hebt om deze gesprekken goed te kunnen voeren.
Wil je jouw ontwikkelgesprekken nog verder laten groeien? Kijk dan eens bij onze Training Inspirerende Ontwikkelgesprekken voeren.
Wat weten we eigenlijk over ontwikkelgesprekken en wat ze opleveren?
Het ontwikkelgesprek kent vele benamingen, denk bijvoorbeeld aan:
Al deze gesprekken hebben het volgende met elkaar gemeen:
Als definitie van een POP-gesprek of ontwikkelgesprek kan gehanteerd worden: een gesprek waarin manager en medewerker bepreken wat de medewerker als persoonlijke doelen heeft en wat zijn of haar ontwikkelbehoefte is om deze doelen te bereiken, binnen het kader van de ontwikkelnoodzaak en organisatiedoelstellingen. Deze ontwikkelbehoefte wordt vaak vertaald in leerdoelen.
Allereerst gaat een toekomstgesprek niet over het functioneren van de medewerker, daar zijn andere gesprekken voor bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan:
Deze gesprekken gaan vooral over het verleden en over alles waar de medewerker níet goed in is. Talentontwikkeling staat hierin niet centraal en het gesprek is daardoor weinig motiverend. In het ontwikkelgesprek staat juist centraal hoe de medewerker kan groeien, met behulp van de dingen waar die al (een beetje) goed in is.
Een ontwikkelgesprek hoeft ook niet te gaan over welke training de medewerker gaat volgen. Dit kán een onderdeel zijn van het gesprek, maar het gaat over brede ontwikkelen en niet alleen het volgen van een opleiding of cursus.
Als je het aan een willekeurige manager vraagt krijg je vaak nog wel het antwoord: de medewerker natuurlijk! Toch zie je in de praktijk vaak dat de regie bij de manager komt te liggen. Bijvoorbeeld omdat de leidinggevende vindt dat iemand iets moet ontwikkelen.
En in dat woordje moeten zit nu net de crux: ontwikkelen en leren is amper effectief als het niet uit onszelf komt. We moeten intrinsiek gemotiveerd zijn. Door de medewerker de regie te laten voeren in het ontwikkelgesprek voorkom je dat een medewerker vanuit extrinsieke motivatie ‘ja’ knikt, maar ‘nee’ doet.
Als manager ben je vast bekend met de termen leven lang leren en duurzame inzetbaarheid. Deze termen staan voor een gedachtegoed wat al langere tijd zijn opmars doet: leren en ontwikkelen is niets iets wat je in de eerste jaren van je carrière doet. Als manager spreek je daarom met íedere medewerker op gezette tijden over zijn of haar ontwikkeling.
Er valt onderscheid te maken tussen een formeel en een informeel ontwikkelgesprek
De duur van een planningsgesprek hangt sterk af van de medewerker en het onderwerp. Er zijn wel wat richtlijnen:
Het beste ontwikkelgesprek is een natuurlijk gesprek, waarbij de medewerker centraal staat. Er is geen ‘one size fits all’. Toch kun je een aantal onderwerpen herkennen die in ieder POP-gesprek terug komen, in diverse volgordes:
Wil je graag wat extra houvast voor tijdens het ontwikkelgesprek? Download dan hier ons formulier ontwikkelgesprek.
Sommige managers kunnen uit zichzelf een goed toekomstgesprek voeren. Lukt jou dit niet? Geen reden om je te schamen: uit onderzoek blijkt dat managers van al hun taken, deze het lastigste vinden. Best logisch ook als je je bedenkt dat in management opleidingen weinig aandacht is voor het ontwikkelgesprek (in tegenstelling tot het slecht nieuws gesprek, het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek).
Daarom kun je nu een Training Inspirerende ontwikkelgesprekken voeren volgen. Een praktische en snelle training waarin je binnen een dag leert hoe je inspirerende ontwikkelgesprekken met jouw medewerkers kunt voeren. Of kijk eens bij de Inspiratiesessie Mijn Ontwikkeling, speciaal voor medewerkers.
Natuurlijk wordt er een verslag gemaakt van het gesprek. Al is het maar om te checken of je elkaar goed hebt begrepen. Vaak noemen we dit verslag het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). Het belangrijkste doel van het verslag is om op regelmatige basis terug te kunnen komen op de onderwerpen en gemaakte afspraken.
Aan het begin van het gesprek spreek je af wie het verslag maakt. Het verslag kent in ieder geval het doel van de medewerker, wat hij/zij nog nodig heeft om daarin te ontwikkelen en de ontwikkelactiviteiten die hij/zij gaat ondernemen om daar te komen. Dat hoeft echt niet allemaal SMART geformuleerd te zijn, maar zorg wel dat het concreet genoeg is. Als een medewerker niet concreet kan maken wat die gaat doen, dan is de kans groot dat er niets gaat gebeuren.
Steeds meer zie je dat organisaties hun gesprekscyclus aanpassen naar de behoefte van deze tijd. Hierin stappen ze af van gesprekken die gaan over afrekenen (zoals het beoordelingsgesprek of het functioneringsgesprek) en over op gesprekken zoals het ontwikkelgesprek. Niet voor niets, want waarom zou je een demotiverend gesprek voeren als medewerkers juist meer behoefte hebben aan ontwikkelmogelijkheden?
Vind je het lastig om een ontwikkelgesprek op een gestructureerde manier te voeren? Bekijk dan eens onze methodiek voor een inspirerend gesprek.
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
