Feedback geven. We weten allemaal dat het belangrijk is, maar in de praktijk blijft het vaak spannend of ongemakkelijk. Veel organisaties worstelen ermee: er is behoefte aan meer openheid, maar het blijft lastig om elkaar echt aan te spreken. Ook bij ThiemeMeulenhoff leefde die wens voor een meer open feedbackcultuur. In 2023 besloten zij er actief werk van te maken en samen met The People Skillz Company gingen ze aan de slag.
Samen met de HR-afdeling van ThiemeMeulenhoff blikken we terug op het traject en wat het heeft opgeleverd.
ThiemeMeulenhoff is er voor de mensen in het onderwijs. Zij werken samen aan onderwijs met professionals en denken mee over hoe het onderwijs zich kan blijven ontwikkelen. Dat doen ze door het ontwerpen van doeltreffende lesmethodes, ondersteund door technologie en met een focus op menselijkheid.
De organisatie kende een lange periode van zelfsturing, maar hierdoor waren de rollen van managers en leads vervaagd, en daarmee ook de feedbackcultuur. Nadat er in de organisatie een herinvoering van managers en leads was geweest, kwam er een duidelijke behoefte bloot te liggen. Medewerkers en leidinggevenden moesten weer leren met elkaar het gesprek aan te gaan.
“We merkten dat er in de organisatie heel veel over mensen in plaats van met mensen gepraat werd en wij hadden toen zoiets van: daar willen we iets mee.”
Duidelijk dus, hier wilde ThiemeMeulenhoff iets mee. Er moest weer met elkaar gepraat worden. Niet over elkaar. Maar hoe?
Binnen de organisatie was er op het gebied van feedback geven al vaker gewerkt met modellen zoals het 4G-model en het hamburgermodel, maar dit voelde kunstmatig aan. Het voelde als een trucje en het raakte de mensen niet echt. Er leefde een wens om échte gesprekken met elkaar te voeren. Geen communicatie op basis van modellen of trucjes, maar eerlijk, open en passend bij de cultuur van de organisatie. “We waren niet op zoek naar trucjes, maar zochten iets wat authentiek voelt.”
Deze behoefte zochten ze niet alleen in de oplossing die bij hun medewerkers paste, maar ook in het bedrijf dat daarachter zat. “Van de benaderde trainingsaanbieders was Annet de enige directrice die ook aanschoof bij de gesprekken. En dat voelde oprecht, er werd écht naar ons geluisterd”, laat de HR-afdeling van ThiemenMeulenhoff aan ons weten. Zo ontstond de basis voor een samenwerking die niet alleen inhoudelijk klopte, maar ook op menselijk vlak raakte.
In de gesprekken die volgden werd er samen een passend traject opgezet. Dat traject bestond uit een tweedaagse feedbacktraining waar 140 medewerkers aan zouden deelnemen. Hierbij werden de managers en medewerkers apart getraind, zodat iedereen zich vrij voelde om zich uit te spreken en te oefenen in een veilige omgeving.
Waar eerst lichte weerstand was voor een feedbacktraining waren de medewerkers lovend. Aan het eind van de sessie was het standaard: ‘Het was toch wel leerzaam. Ik heb er veel van opgestoken’.
Neem dan een kijkje bij onze feedback trainingen. Hierin leer je geen trucjes op te dreunen, maar leer je feedback geven vanuit jezelf, met oog voor de relatie. De training is er voor managers en voor medewerkers.
Na afloop van de feedbacktraining ontstond er behoefte aan een vervolgtraject gericht op effectief beïnvloeden. Naar aanleiding van de intensieve samenwerking tussen contentontwikkelaars, accountmanagers en externe auteurs bij het ontwikkelen van lesmateriaal, ontstond de behoefte aan een vervolgtraject gericht op effectief beïnvloeden. In de praktijk bleek dat de afhankelijkheid van externe partijen, gecombineerd met een tekort aan goede auteurs, regelmatig leidde tot spanningen rondom planning, kwaliteit en oplevering. Om in dit soort situaties sterker te kunnen sturen op gezamenlijke doelen zonder de relatie te belasten, wilden medewerkers hun vaardigheden in positief en effectief beïnvloeden verder ontwikkelen. Een van de HR-collega’s omschreef deze vaardigheid mooi: “Op een charmante manier vaker je zin krijgen.”
In de training – die op vrijwillige basis werd gevolgd – leerden medewerkers hoe zij met de juiste lichaamstaal, woordkeuze en beïnvloedingstechnieken anderen op een authentieke en overtuigende manier konden meenemen in hun plannen, ook wanneer die niet direct in het belang van de ander leken, maar wel essentieel waren voor de organisatie.
Wat het heeft opgeleverd? Medewerkers hebben geleerd hoe ze het gesprek aangaan met auteurs en andere samenwerkingspartners. Ze voelen zich zekerder om lastige onderwerpen aan te snijden. Zonder dat dit ten koste gaat van de relatie, juist het tegenovergestelde.
Een soepele planning, duidelijke communicatie en inhoudelijk sterke trainingen: dat kenmerkte de samenwerking tussen het HR-team van ThiemeMeulenhoff en The People Skillz Company. Terwijl HR intern verantwoordelijk was voor de afstemming en communicatie, zorgde The People Skillz Company voor de juiste trainers en een programma op maat dat naadloos aansloot op de behoefte van de organisatie.
“De planning verliep erg fijn. Alles was ruim op tijd en duidelijk geregeld,” laat de HR-afdeling weten. “Dankzij de flexibiliteit in het trainingsaanbod konden medewerkers zelf kiezen wanneer ze deelnamen, een waardevolle optie in een organisatie waar de agenda’s vaak uitpuilen.”
Ook in het vervolgtraject werd weer gekozen voor The People Skillz Company vanwege het opgebouwde vertrouwen.
“Ik had eigenlijk alweer snel mijn keuze gemaakt, maar wel heb ik er medewerkers bij betrokken om goed draagvlak te creëren. En ook zij kozen volmondig voor The People Skillz Company.”
De grootste uitdaging zat in de logistiek en weerstand. Het grote aantal deelnemers, de wisselende beschikbaarheid en afmeldingen op het laatste moment vroegen veel organisatiekracht. “Met een grote organisatie en volle agenda’s heb je dit snel. Maar met de oplossing dat de medewerkers zelf een dag uit mochten kiezen is dit goed gekomen.”
De eerste feedbacktraining was verplicht, wat bij sommige mensen zorgde voor terughoudendheid of zelfs weerstand. “De standaardreactie op de vraag ‘Waarom ben je hier?’ was: ‘Omdat het moet.’ Maar aan het eind van de sessie hoorde je: ‘Het was toch wel leerzaam, ik heb er echt wat aan gehad.’”
Bij verandering gebeurt het vaker dat medewerkers sceptisch zijn of weerstand voelen. Dit is een veelvoorkomend probleem. Bij een verandering is het van belang dat iedereen meewerkt. Anders werkt het niet binnen het team.
Na een succesvolle tweedaagse feedbacktraining en het vervolgtraject over effectief beïnvloeden zat het erop. Zo’n 140 medewerkers volgden de feedbacktraining. Waar eerder aarzeling bestond om elkaar aan te spreken, voelden deelnemers zich na de training zelfverzekerder om het gesprek aan te gaan. Feedback werd niet langer gezien als iets spannends, maar werd langzaam een normaal onderdeel van het werkproces. Het resultaat?
“Behalve deze mooie resultaten wordt er nu actief gevraagd naar trainingen voor teamontwikkeling. Niet alleen omdat het leuk is, maar echt vanuit de behoefte om beter samen te werken.”
Een succesvolle feedbackcultuur ontstaat niet van de ene op de andere dag. De training was een belangrijke eerste stap, maar het échte werk begint daarna. Het kwam naar voren dat feedback onderdeel moet blijven van het dagelijks werk, ondersteund door vaste evaluatiemomenten en een cultuur waarin je elkaar makkelijk aanspreekt.
Ook lag aan het begin de verwachting vooral bij leidinggevenden: zij moesten het voorbeeld geven, het gesprek op gang houden en zorgen dat feedbackmomenten ingebed werden. Natuurlijk speelt de manager daarin een sleutelrol. Maar wat tijdens het traject steeds duidelijker werd: ook medewerkers hebben hierin een actieve verantwoordelijkheid. “Mensen zeiden: mijn manager moet het blijven doen. Nee, jij als medewerker moet het óók blijven doen.”
Waar eerst geen feedbackcultuur was, liggen er nu plannen voor een traject waarin teamontwikkeling en samenwerking centraal staan. Én een nieuwe ronde feedbacktrainingen voor nieuwe medewerkers. ThiemeMeulenhoff blijft investeren in teamontwikkeling.
Zo wordt er verder gebouwd aan een structurele feedbackculuur door middel van jaarlijkse evaluaties, aandacht voor sociale veiligheid en het blijven stimuleren van feedbackmomenten. Zo wordt feedback volledig geïntegreerd in het dagelijks werk.
De samenwerking met The People Skillz Company blijft warm. “We weten hen zeker weer te vinden,” aldus de HR-afdeling.
The People Skillz Company biedt verschillende trainingen voor jouw organisatie. Altijd afgestemd op de veranderingen die jullie willen maken. Maak een afspraak voor een vrijblijvende kennismaking!
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
