Het woord functioneringsgesprek roept niet bij iedereen een positief gevoel op. Op papier is het een gelijkwaardig gesprek, maar in de praktijk voelt het voor veel medewerkers als een beoordelingsmoment. Tijd dus om het anders aan te pakken.
In dit artikel lees je hoe je het functioneringsgesprek fundamenteel anders kunt inrichten, zodat het écht een gelijkwaardig gesprek wordt dat bijdraagt aan resultaten en werkplezier.
Het doel is simpel: samen bespreken wat goed gaat, wat beter kan en hoe iemand zich wil ontwikkelen. Dat betekent tweerichtingsverkeer: niet alleen de leidinggevende geeft input, maar ook de medewerker.
Tegelijk blijft de realiteit dat de leidinggevende ‘de baas’ is. Dat zorgt ervoor dat zijn of haar mening vaak zwaarder weegt. Geen wonder dat medewerkers het gesprek regelmatig als spannend of ongemakkelijk ervaren. Veelgehoorde ervaringen zijn dan ook:
Tijd dus voor fundamentele veranderingen. We geven je drie tips.
Laat het label ‘functioneringsgesprek’ eens los en stel jezelf de vraag: “Als ik vandaag een goed gesprek zou voeren, waar zou het dan over moeten gaan?”
Vraag dat ook aan de ander en laat het formulier maar even voor wat het is.
De valkuil is te denken dat het antwoord moet ‘kloppen’. Dus dat je iets ‘moet’ zeggen. Maar alles mag er zijn: klein, groot of zelfs niets. Juist wanneer je loskomt van wat ‘hoort’, komen de onderwerpen op tafel die er echt toe doen. En als iemand niets inbrengt? Check dan waarom:
Bij functioneren denken we vaak aan werkinhoud. En als het goed is, bespreek je die al regelmatig met iemand. Maar functioneren is veel breder. Bekijk eens het volgende wiel:
Dit zijn alle factoren die bewezen impact hebben op iemands werkresultaten en werkplezier. Die twee gaan namelijk hand in hand. Wil je het over functioneren hebben, dan gaat het dus over al deze dingen. Moet je dan al deze negen onderwerpen aflopen? Nee. Maar je zult bij sommige onderwerpen denken: hé, dat is interessant. Daarover kun je bespreken wat je wilt bespreken. En de link naar die ‘harde werkresultaten’? Laat die lekker los en vertrouw erop dat dit wel volgt.
Niets zo frustrerend als oude koeien opdreggen. Dus maak het gesprek toekomstgericht. Gebruik daarvoor het heden. Dat werkt als volgt:
Taal is hierin heel belangrijk. We zijn gewend om te praten over wat ‘goed’ gaat en ‘wat nog niet’. Terwijl we weten dat het werken aan dingen waar je niet goed in bent, zelden leiden tot grote veranderingen. Let daarom goed op je taal: ‘ik zie je dit doen’ en ‘een mooie extra stap zou zijn’ werkt beter dan ‘wat gaat goed’ en ‘wat moet beter’. Ik gebruik hier vaak een tabel voor:
Dit gesprek kun je met iedereen voeren. Vaak horen we van mensen die hun werk al heel goed doen, dat ze eigenlijk nooit feedback krijgen waar ze iets mee kunnen. Terwijl dat juist zo inspirerend is. Doe dit dus met elke medewerker. Laat je qua onderwerp niet teveel leiden door een functioneringsgesprek formulier: gebruik het als inspiratie, maar elk onderwerp is goed.
Over dat formulier gesproken, HR verwacht vaak wel dat je iets invult. En dat is ook wel handig, want zo kun je er nog eens op terugkomen. Tegelijkertijd: laat het formulier niet het gesprek leiden, maar laat het formulier het gesprek volgen. Meestal kun je datgene wat je hebt besproken prima kwijt op een vooraf gesteld formulier. Wees daarin een beetje creatief. Het doel is dat je op afspraken terug kunt komen die zijn gemaakt. En heb je het gevoel dat je moet vastleggen voor dossieropbouw? Wees dan iets uitgebreider, maar houd het gesprek zelf menselijk.
Tot slot: heb vooral plezier in de gesprekken. Zie het niet als moetje, maar kijk waar voor jou als medewerker of voor jou als leidinggevende op dat moment de toegevoegde waarde ligt. Zo wordt het functioneringsgesprek een fijn gesprek voor iedereen.
Wil jij dat functioneringsgesprekken in jullie organisatie ontwikkelgericht gevoerd worden? Zodat ze gaan van ‘administratief moetje’ naar ‘waardevol gesprek’? Kijk eens bij onze training Inspirerende Ontwikkelgesprekken voeren voor Leidinggevenden. Deze maken we op maat voor jouw organisatie en op het functioneringsgesprek wat jullie voeren.
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
