Als niet-trainer kan het toch voorkomen dat je voor de uitdaging wordt gesteld om een workshop of (korte) training te geven in de organisatie. Bijvoorbeeld om jouw nieuwste idee uit te dragen of een nieuwe werkwijze te implementeren.
Zoiets overkwam een goede vriend van mij. Tijdens een etentje gaf hij aan dat hij plots trainingen van een halve dag moest geven, over de nieuwe werkwijze op de afdeling. Hoe kon hij dit nu doen, zonder een drie uur durend college te geven?
Ik kan me best voorstellen dat dit lastig is. En dat ‘even een werkvormpje toepassen’ niet direct een duidelijke richting geeft. Zeker omdat het doel van dit soort trainingen veelal kennisoverdracht is. Toch kun je met een aantal kleine aanpassingen de training al wat interactiever maken. Lees hieronder hoe.
De meeste niet-trainers beginnen met het schrijven van een training door alle over te brengen kennis achter elkaar te zetten, bijvoorbeeld in een powerpoint. Dit is een hele goede stap, waarbij ik adviseer om iets toe te voegen: probeer de kennis zo op te delen, dat je hele kleine brokjes overhoud. Een structuur die je kunt aanhouden is de volgende:
Zorg ervoor dat niveau 1 tot en met 3 inzichtelijk zijn voor de deelnemers van de training. Doe dit voorafgaand aan de training, bij voorkeur op een flipover. Waarom? Omdat je dan de deelnemers stapsgewijs door de structuur heen loopt en ze daarmee meeneemt in het proces.
Dit doe je, door op een flipover het hoofdonderwerp van de training te zetten. Zet vervolgens hieronder de deelonderwerpen. Per deelonderwerp maak je een flipover, waaronder de sub-onderwerpen staan. Zorg dat elk subonderwerp 1 kleur krijgt. Bijvoorbeeld subonderwerp 1 groen, subonderwerp 2 zwart, subonderwerp 3 groen. Dit helpt bij het aanbrengen van structuur.
Tot nu toe ben je vooral aan het zenden geweest. Een beetje interactiviteit is dus wel gewenst. Op dit punt is het een goed moment om te vragen naar ervaringen. Heeft iemand al kennis of ervaring in bepaalde (deel)onderwerpen? Dit kan op verschillende manieren. Je kunt een vragenrondje doen, maar je kunt het ook wat opleuken. Bijvoorbeeld door de groep te laten staan en zelf vragen te stellen. Afhankelijk van het antwoord, kunnen de deelnemers dan aan een bepaalde kant gaan staan. Leuke vragen zijn bijvoorbeeld:
Laat vervolgens een aantal deelnemers aan het woord: begin altijd bij de ‘positieve’ kant. Maar laat zeker de ‘negatieve’ kant ook aan het woord. Val niet in de valkuil van verdediging: laat een ieder zijn/haar opinie hebben. Neem het mee om er verderop in de training misschien nog wat extra bij stil te staan. Maar gebruik het nooit om iemand te overtuigen. Laat de werkwijze/de aan te leren kennis het werk doen.
Ken je dat? Zo’n trainer die interactief wil zijn, veel vragen stelt en telkens op zoek is naar ‘net een ander woord’? Het wordt dan een soort van ‘live woordzoekertje doen’. Als je iets wilt vertellen, moet je het gewoon vertellen. Ga het niet vragen. Het enige wat je interactief kunt doen, is voorkennis ophalen. Bijvoorbeeld hoe de oude werkwijze in elkaar steekt. Of welke termen ze al hebben gehoord van de nieuwe werkwijze. Maar begin dan met je verhaal. Vertel het. Wil je interactief vertellen? Gebruik dan een flipover en stel vragen over datgeen je net hebt overgedragen:
Mensen leren door herhaling. Als je dus kennis wilt overdragen, moet je er voor zorgen dat deelnemers deze informatie vaker verwerken dan die ene keer dat jij het ze uitlegt. Dit is vaak het doel van interactieve trainingen: het verwerken van informatie door het zelf te ervaren. Bedenk dus opdrachten zodra je de kennis over hebt gedragen. En wacht niet totdat je alles hebt verteld wat je wilde vertellen, maar doe na iedere deelonderwerp op zijn minst 1 interactieve werkvorm. Voorbeelden van interactieve werkvormen:
Ook hier is de valkuil om te uitgebreid te willen zijn. Zorg ervoor dat je per groepje een tip en een top hebt. Complimenteer met wat er allemaal goed is gegaan. Geef een tip wat er nog beter kan. Hou het er bij eentje. De kunst is om alles wat je wilt vertellen, over de subgroepen te verdelen.
Klinkt stom, maar helaas zie ik nog maar al te veel presentaties waarvan ik denk: je zegt dat we X moeten doen, maar jij doet Y. Ik heb zelfs al eens een presentatie bijgewoond over interactieve werkvormen, die verre van interactief waren. Een gemiste kans vind ik. Dus, ga je iets uitleggen over standups? Creëer dan in je training een standup. Bestaan er verschillende rollen in de nieuwe werkwijze? Geef deelnemers dan die rollen en creëer daar de subgroepjes mee.
Dit is het laatste wat de deelnemers doen: bedenk dus een leuke afsluiter! Dan lopen je deelnemers echt met een ander gevoel weg dan wanneer ze net 3 uur naar een taai college hebben moeten luisteren. Zorg dat al de informatie die je hebt gegeven bij elkaar komt. Voorbeelden:
Ok, je bent wel een expert. Daarom ben je immers gevraagd om de training te geven. Maar in je rol als trainer, kun je geen expert zijn. Je doel is om de informatie op de juiste manier over te brengen. Ga dus niet op ieder detail in, zorg dat je niet de methode of werkwijze zelf gaat verdedigen. Zie jezelf als voorzitter. Je kunt niet beide petten opzetten. Zorg dat je plezier hebt en oog houdt voor de groep. En geloof mij: in iedere groep zitten twee ‘dwarsliggers’. Je eerste reactie is om daar al je tijd en energie in te steken. Als jij het maar goed uit legt, dan zullen ze wel draaien. Tel tot tien en kies voor je tweede reactie: geen tijd en energie in steken. Als ze open staan voor je informatie draaien ze vanzelf bij, zo niet, dan kun je toch niet veel voor ze doen. Richt je op de tien andere deelnemers die wel graag willen.
Betrokken medewerkers zijn 30% productiever, minder vaak ziek en blijven langer bij de organisatie. Maar bovenal: zijn gelukkiger. Deze scan kun je daarom doen voor jezelf, voor je team of voor je organisatie.
